Wer Werbematerialien in Papierform nutzt, wird sich früher oder später fragen, ob ein 4-in-1 Kopierer als sinnvolle Alternative zum Laserdrucker die Investition lohnt. Diese Frage kann leichter beantwortet werden, wenn man die vier Funktionen dieses bürotauglichen Multifunktionsgerätes anschaut. Es kann drucken, fotokopieren, scannen und faxen. Der Laserdrucker kann bestenfalls fotokopieren, scannen und drucken. Zusätzlich muss ein Faxgerät angeschafft werden.
Was kennzeichnet 4-in-1 Kopierer?
Der heutige Trend geht immer mehr dahin, Raum sparende Technologie mit hohem Nutzungspotential zu erfinden. Ein Mobiltelefon kann auch als Nothilferuf oder Kamera, Merkzettel und Spielpartner fungieren. Man kann damit oft im Internet surfen oder Mails schreiben, was früher noch nicht möglich war und ist jederzeit für Geschäftspartner erreichbar. Gleiche Funktionsvielfalt erwartet man heute von einem Kopierer. Heute ist es unannehmbar, dass ein kleiner Betrieb in ein Faxgerät, einen Scanner, einen Drucker und einen Fotokopierer investiert. Nicht nur ist das Büro dann unnötig mit Technologie angefüllt: Auch die Arbeitsabläufe sind durch vier verschiedene Geräte weniger fließend. Nehmen wir einen Betrieb mit acht Personen an, die jeweils abwechselnd alle Geräte nutzen, kann man sich den Stau am Gerätestandort leicht denken. Und dabei ist es unerheblich, ob jemand gerade kopiert oder druckt. Zudem kostet diese Art Stau Arbeitszeit und teilweise auch Nerven. Kauft man aber jedem Mitarbeiter ein durchdachtes Multifunktionsgerät – beispielsweise einen Platz sparend am Arbeitsplatz unterzubringenden 4-in-1 Kopierer – würde sich automatisch auch die Effektivität der Arbeitsleistung steigern. Kombigeräte wie diese sparen Platz, schaffen Ordnung im Büro, senken die Stromkosten, verringern die Zeitverschwendung und steigern auch noch den Umsatz durch Kosteneinsparungen im Arbeitsprozess und verbessertes Effektivitätsmanagement. Einen 4-in-1 Fotokopierer kennzeichnet neben seinen technischen Fähigkeiten vor allem, dass die Investition sich schnell rechnet.
Multitasking contra Multifunktionsgerät
Mit dem richtigen Kopierer läßt sich so mancher Arbeitsprozess optimieren
Heutzutage sind wir es gewohnt, viele Dinge auf einmal zu tun. Man nennt das Multitasking (mehr gibt es hier) und es erschöpft einen auf Dauer. Man fühlt sich schnell ausgebrannt und ist dankbar über jede technologische Erleichterung im Arbeitsprozess. Wenn ein multifunktionelles Gerät Arbeitnehmern oder Firmenchefs ermöglicht, mehrere Dinge hintereinander abzuwickeln, ohne jedes Mal den Platz wechseln zu müssen, kann der Geist sich auf eine Sache fokussieren und zwischendurch entspannen. Es kommt aber auf den Betrieb und die betrieblichen Erfordernisse an, ob ein Laserdrucker Sinn macht oder ob ein Multifunktionsgerät bessere Dienste leistet. Diese Frage ist für verschiedene Abteilungen oder Firmengrößen sicher unterschiedlich zu beantworten. In kleinen Büros oder mittelständischen Firmen, sind Multifunktionsgeräte ein wahrer Segen, hier kann auch das Leitbild der Firma eine Rolle spielen. In einzelnen Abteilungen machen sie mehr Sinn als ein Laserdrucker. In anderen können andere Prioritäten gegeben sein. Letzten Endes entscheidet der Arbeitsinhalt, in was sinnvollerweise investiert wird. Wesentlicher erscheint es, darauf hinzuarbeiten, die Zukunftsfähigkeit und Kompatibilität der angeschafften Geräte zu prüfen. Zweifelsfrei ist die Investition in Technologie kostenintensiv. Wer hier aber am falschen Ende spart und veraltete oder gebrauchte Geräte kauft, zahlt am Ende meist zu.
Alles in einer Hand
Statt um der Ersparnis weniger Cent willen viele Arbeitsgeräte zu nutzen, setzt man heute vermehrt darauf, Effektivität zum obersten Prinzip zu machen. Es gehört zur Professionalität, egal in welchem Bereich, dass man an der richtigen Stelle rationalisiert oder investiert. Das ständige Controlling und Monitoring aller Arbeitsprozesse macht oft Optimierungsmöglichkeiten sichtbar. Ein kompaktes Gerät, das drucken, scannen, kopieren und faxen kann – und dies ist exzellenter Qualität – ist hochgradig nützlich. Es kann zudem durch entsprechende Zugänge und Softwares mit Kameras, PCs oder Fotohandys verbunden werden. Kompatibilität der Geräte vorausgesetzt, entsteht dadurch ein noch höherer Nutzewert. Die Arbeitsabläufe werden optimaler aufeinander abgestimmt, ohne dass ein Mitarbeiter irgendwo Schlange stehen oder den Platz wechseln muss. Seine Konzentration auf das Wesentliche bleibt unvermindert groß.