Ein professionelles Hotelmanagementsystem
Um den Gästen bei dem reichhaltigen Angebot der Touristikbetriebe die Auswahl, aber auch die entsprechende Preiskalkulation für den perfekten Urlaub zu erleichtern, bieten viele hochwertige Hotels ein mit dem Internet verbundenes Hotelmanagementsystem an, das es dem Kunden erlaubt, sich ein „flexibles Urlaubspaket“ zu schnüren.
Vorteile für Kunden und Hoteliers
Moderne Hotelmanagementsysteme bringen sowohl für Kunden als auch Hoteliers Vorteile
Mithilfe dieser Software, mit der der Gast über Internet nicht nur die Übernachtung im Hotel buchen kann, sondern auch alle anderen Dienstleistungen, die er im Laufe des Urlaubs in Anspruch nehmen möchte, gelingt es, ein auf dem Kunden bezogenes individuelles Angebotspaket zu schnüren, welcher dieser selbst zusammenstellen und auch jederzeit abändern kann.
Ein Hotelier: „Egal, ob unser Kunde eine Massage für seine Frau buchen oder ein Paar Leihskier und einen Skipass für sich reservieren möchte; er kann das bereits online, gleichzeitig mit der Wahl des Zimmertyps, vornehmen“.
Das Programm am Computer berechnet umgehend die Gesamtsumme für die gewünschten Dienstleistungen; je nach Art und Menge der gewünschten Leistungen werde ein Rabatt von fünf bis zehn Prozent des Preises gewährt. Die Vorteile für den Kunden sind gleich mehrere: so kann er das gesamte Angebot, das er während des Urlaubs in Anspruch nehmen möchte, im Voraus beim Hotel buchen und organisieren lassen; außerdem weiß er genau, wie viel ihn dieses Komplettpaket kosten wird und erhält darüber hinaus noch einen Preisnachlass. Das Hotel selbst könne die Wünsche der Kunden auf diese Weise bequem vorausplanen; durch das Online-Buchungssystem werde außerdem die Rezeption entlastet. Und das Konzept scheint bei vielen Hotelbetrieben aufzugehen: In den ersten Wochen, in denen das System in Betrieb war, haben bereits unerwartet viele Kunden den Online-Bestell- und Berechnungsdienst genutzt, so die Aussage der Touristiker.
Bereiche wie Marketing und Vertrieb können durch den gezielten Einsatz von Hotel-Softwarelösungen, erfolgreicher und kosteneffizienter gestaltet werden können.
Im internationalen Wettbewerb bestehen
In Zeiten weltweiter Wirtschafts- und Finanzkrisen und mit einem zunehmend stärker werdenden internationalen Wettbewerb, sind viele Hotelbetriebe bei fallenden Margen gezwungen, ihren Kundenstamm immer stärker auszudehnen und die Produkte zielorientierter anzubieten. Auch die Bindung bestehender Kunden durch maßgeschneiderte Angebote wird immer wichtiger. Um dies zu bewerkstelligen, bedarf es genauer Informationen zu den Erwartungen und Bedürfnissen der bestehenden und potenziellen Kunden. Hotelmanagementsysteme mit den angebotenen Lösungen sind ideal, um diese Informationen an einem Ort zu sammeln und zu ordnen. Verkauf, Marketing, Kundendienst und Buchhaltung greifen auf dieselbe Kundendatenbank zu und hinterlassen dort ihre Informationen.
Die Realisierung globalisierter IT-Prozesse und Hotelmanagementsysteme ist damit eine gewaltige Herausforderung. Gerade für mittelständische Hotelbetriebe ist die Realisierung einer durchgängigen und globalen Vernetzung mit dem potenziellen Gast der Schlüssel zur Kosteneinsparung in der IT, im Marketing und Vertrieb.
Interne Verbesserungen
Hotelmanagementsysteme dienen häufig auch über einen passwortgeschützten Bereich den Mitgliedern für die interne Kommunikation. Praktisch ist der Online-Informationsdienst über die Zimmer-Verfügbarkeiten: Nachdem der interessierte Gast ein Haus ausgewählt hat, kann er direkt am Bildschirm in übersichtlicher Form abchecken, ob im gewünschten Zeitraum überhaupt noch Zimmer frei sind: Rot sind jene Tage gekennzeichnet, in denen es keine Verfügbarkeiten mehr gibt, grün die Tage, in denen noch freie Zimmer angeboten werden, und violett jene Zeiträume, in denen Mindestaufenthalte vorgesehen sind (z. B. zu Weihnachten).
Auch kann der Zeitaufwand für die Pflege der Internet-Inhalte konnte mit dieser Lösung erheblich reduziert werden. Die Mitarbeiter hätten somit mehr Zeit, um sich auf das eigentliche Kerngeschäft, das Zufriedenstellen der Gäste, zu konzentrieren. Auch kann das eigene Web-Portal leichter aktuell gehalten werden, weil die eigenen Mitarbeiter bei Bedarf umgehend Änderungen vornehmen können, ohne auf die Webagentur zurückgreifen zu müssen.
Mobiler Zugriff im Hotelmanagement
Manche Hotels und Gaststätten, welche bereits seit Jahrzehnten existieren, greifen bei der Verwaltung ihrer Besucher gerne auf Stift und Papier zurück. Doch nimmt diese Lösung nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern wird mit zunehmenden Kundenzahlen sehr unübersichtlich. Wesentlich flexibler und effektiver sind im Vergleich dazu ganze Software-Suites, welche mittlerweile beinah jeden Bereich übernehmen.
Eine Hotelsoftware hat viele Aufgaben zu erfüllen und übernimmt, im Idealfall, sämtliche Verwaltungen im Haus, wodurch zusätzliche Programme überflüssig werden. Bedenkt man, was für Punkte geplant werden müssen, wird man verstehen, wie umfangreich so eine Anwendung sein muss. Denn schließlich gibt es im Hotel und -Gaststättengewerbe eine Menge zu berücksichtigen.
So muss sie auf der einen Seite dafür sorgen, dass die Reservierungen korrekt bearbeitet werden, auf der anderen Seite aber auch die eingehenden Besucher im Blick behalten. So wird es notwendig, zu sehen, wann das Hotel wie stark belastet ist. Daneben sind Kunden im Speicher zu behalten, damit eine neue Aufnahme der Kontaktdaten bei einem weiteren Besuch nicht mehr nötig wäre.
Ein gutes Hotel weiß genau über die Vorlieben der Gäste wie die Schlafgewohnheiten Bescheid – Bild:© fhmedien_de – Fotolia.com
Doch geht es bei einem Hotel nicht nur um die Verwaltung der Gäste, sondern ebenso um das Personal. Auch dafür stellen die praktischen Hotelsoftwares umfangreiche Dienste bereit. Diese nehmen die Mitarbeiter auf und regeln den Arbeitsplan, wodurch der Überblick behalten wird.
Sonderfunktionen, wie z.B. eine Verbindung zu einem Rechnung-Tool, ermöglichen eine schnelle und effektivere Arbeit. Freuen werden sich darüber nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Besucher, die nicht lange beim Auschecken warten müssen.
Passende Partner finden
Ein Anbieter, welcher sich auf das Bereitstellen von Hotelsoftware spezialisiert hat, findet sich in www.hs3-hotelsoftware.de. Hier findet man ein Unternehmen, welches leistungsstarke und moderne Anwendungen führt, welche sich immer wieder bewährt haben.
HS/3 zeichnet sich durch mehrere Leistungen aus. Die Software ermöglicht die Online-Reservierung und bietet eine praktische Übersicht, mit welcher sich jederzeit nachvollziehen lässt, wann wie viel Personen im Hotel zu finden sind. Will man die Leistungen erweitern, kann man mit mehreren Schnittstellen zusammenarbeiten und so Module nutzen, welche von externen Entwicklern bereitgestellt werden.
Besonders ist sicherlich auch die Verwaltung der Gäste. Diese werden in Karteikarten abgelegt und können, neben den üblichen Informationen, mit zahlreichen anderen Daten ausgestattet werden. So lassen sich individuelle Vorlieben bezüglich Getränken und Zimmertemperaturen festhalten, was gerade bei wiederkommenden Besuchern einen sehr guten Eindruck hinterlässt.
Eingeteilt werden die Leistungen der HS/3-Software-Suite in mehrere Pakete. So gibt es Premium-, Professional- und Basic-Modelle. Angeboten werden dabei neben den vielen Funktionen auch Beratungen durch Entwickler, welche erklären, wie welche Leistung zu nutzen ist und auf welchem Weg eine Einbindung gut durchgeführt werden kann.
Den Wert passender Anwendungen erkennen
Feststellen wird man, dass die Kosten für eine Software-Suite doch recht hoch sind. Gerade bei den Paketen mit monatlichen Gebühren ist damit zu rechnen, dass diese auf Dauer doch recht stören. Bevor man sich jedoch gegen die Leistungen entscheidet, sollte man die damit einhergehenden Vorteile ansehen. Feststellen dürfte man dabei, dass Hotelsoftware bereits nach einigen Monaten ein wesentlich flüssigeres Arbeiten möglich macht, wobei auch Geld gespart werden kann.
Ist man sich über die Entscheidung unsicher, kann man auch darüber nachdenken, eine Demo-Version in Anspruch zu nehmen. Mit dieser kann man die Grundfunktionen der Software kennenlernen und sich dabei einen ersten Eindruck vom Gesamtbild machen. Wichtig ist dabei vorzustellen, wie welche Aufgaben von der Anwendung übernommen werden würden.
Will man Geld sparen, kann man oftmals auch Module abbestellen und damit erreichen, dass die Software nicht nur günstiger ist, sondern zudem auch übersichtlich bleibt. Gerade für Personen, welche mit der Technik-Welt nicht gut vertraut sind, dürften die wegfallenden Menüfelder eine große Entlastung sein.