Als Videokonferenz wird ein synchroner Informationsaustausch zwischen verschiedenen Menschen an mehr als einem Ort bezeichnet. Dies ist eine Erweiterung zur örtlich begrenzten Konferenz, welche mithilfe von technischen Einrichtungen wie Ton- und Bildübertragung geführt wird. Die diversen Töne und Bilder an den unterschiedlichen Orten werden durch die Teilnehmer steuerbar für die zutreffenden Endgeräte aufbereitet. Jedes dieser Endgeräte hat zur Eingabe mindestens ein Mikrofon und eine Kamera und als Ausgabe einen Lautsprecher und einen Bildschirm. Nehmen an solch einer Konferenz nur zwei Menschen teil, ist der Begriff der Bildtelefonie passender.
Die Geschichte der Videokonferenz
Bereits in den 30er Jahren begannen die ersten Entwicklungen von Technologien zu Videokonferenzen. Dies geschah parallel zur Entstehung des Fernsehens. In den 70er Jahren gab es neue Technologien und dadurch wurde die Entwicklung der Videokonferenzen wieder aufgenommen, doch trotzdem waren sie bis zum Beginn des dritten Jahrtausends eher weniger gebräuchlich. Doch die verbesserten Kompressionsverfahren dann, erlangten den Durchbruch. Die mittlerweile komplett digitalisierten Video- und Sprachdaten, die allgemeine Verfügbarkeit von Computern und die Standardisierung der bis dahin proprietären Verfahren führten zu den ersten Erfolgen. Durch die wachsende Umstellung auf IP-basierende Vermittlungstechnik, gewinnt die Videokonferenz noch heute immer stärker von der Verfügbarkeit der breitbandigen Verbindungen. Deshalb sagen auch Experten eine wachsende Verbreitung dieser Kommunikationstechnologie voraus.
Die soziale Dynamik
Die Videokonferenzen stellen eine selbstständige Kommunikationssituation dar. Wichtigstes Problem hierbei ist es, dass aus den räumlich getrennten Standpunkten der Teilnehmer, verschiedene Wahrnehmungsbedingungen entspringen.
Das häufigste Problem bei Videokonferenzen ist die bis zu einer Sekunde lange Zeitverschiebung, die zwischen Aufnahme und Ausstrahlung einsetzt. Dieses Problem lässt den jeweils anderen Gesprächspartner als „etwas langsam“ wahrnehmen. Außerdem kann solch einen Übertragungspause dahingehend falsch verstanden werden, dass der erwarteten, aber doch vermutlich ausbleibenden Antwort ins Wort gefallen wird. Eine weitere Schwierigkeit stellt der Augenkontakt dar, der insbesondere durch das verzogene Eigenbild schwerfällt und auch technische Störungen wie Ton- und Bildausfall sowie Verpixelung sind ebenfalls Problemfälle.
Die Web-Konferenz mit Telefonschaltung
Die Web-Konferenz mit einer parallelen Telefonkonferenz ist eine ähnliche Form der Videokonferenzen. Für diese Methode werden nur ein PC mit einem Internet-Anschluss sowie ein Telefon benötigt. Am Computer selbst aber, sind kein Mikrofon und keine Kamera nötig. Von einem Gastgeber werden alle Teilnehmer per E-Mail eingeladen, worin sich ein Link zur Web-Konferenz befindet. Anders ist es bei Videokonferenzen, denn dort sind alle Teilnehmer gleichberechtigt. Bei der Web-Konferenz wählen sich die Teilnehmer dann parallel in die Telefonkonferenz ein. Dabei kann die Zahl der Teilnehmer in die Tausende gehen.
Die Teilnehmer können während solch einer Konferenz auch stummgeschaltet werden. Das ist bei größeren Konferenzen sogar üblich. Des Weiteren ist es möglich, auch nur einzelnen Teilnehmern das Wort zu erteilen. Sie ermöglicht sowohl die Anzeige von Bildschirminhalten eines bestimmten Teilnehmers auf allen anderen Teilnehmerbildschirmen als auch reine Folienpräsentationen. Außerdem gibt es auch Bereiche für Fragen und Antworten und sogenannte Chats. Je nach Voreinstellung können vertrauliche Nachrichten an bestimmte Teilnehmer oder auch öffentlich an alle Teilnehmer gesendet werden.
Videokonferenz als Problemlösung
Die meisten Leute haben einen sehr stressigen Alltag. Meistens ist der eigene Job sehr stressig. Dann kommen noch andere Dinge wie z.B. Termine hinzu, welche dann noch mehr fordern. So kann es auch manchmal sein, dass man zu einem wichtigen Meeting manchmal nicht erscheinen kann. Der Grund kann z.B. eine Geschäftsreise sein, wo man sehr weit weg ist. Trotzdem will der Chef manchmal eine Sitzung haben.
Die Videokonferenz
Hier gibt es eine Lösung – Die Videokonferenz. Dies ist eine Konferenz, die eigentlich ziemlich normal abläuft. Der grundlegende Unterschied bei dieser Art ist jedoch, dass man nicht persönlich im Raum anwesend ist. Meistens ist es der Fall, dass sich der Chef und eventuell noch ein paar andere Mitarbeiter in der Firma befinden. Dann kann es auch sein, dass sich ein oder mehrere Mitarbeiter nicht in der Firma befinden. Diese Personen, die nicht in der Firma sind, müssen aber nicht unbedingt am gleichen Ort sein. Jeder Arbeiter, der an der Konferenz teilnehmen möchte, benötigt ein Gerät, mit dem er sich selbst aufnehmen kann. Dies ist in den meisten Fällen eine Webcam. Hier nimmt man am besten ein Notebook, da dieses auch leicht zu transportieren ist. Außerdem hat es fast immer eine Webcam eingebaut, die das Bild möglichst scharf sendet. Alle anderen Mitglieder benötigen natürlich auch ein Videogerät. Für diese Konferenz witd spezielle Software verwendet. So kann man z.B. auch verschiedene Dinge einstellen. Die Leute, die sich in der Firma befinden, haben meistens große Bildschirme, auf denen sie die anderen Mitarbeiter sehen können. Außerdem sind hier Lautsprecher eingebaut, da man sich in einer Konferenz natürlich auch unterhalten möchte. Natürlich benötigen auch die Personen, die sich zurzeit in der Firma befinden, ein Gerät, mit dem man die Tätigkeiten und die Sprache aufzeichnen kann, damit es anschließend per live Übertragung an die Mitarbeiter gesendet werden kann. Hier wird meistens eine oder mehrere Webcams eingesetzt, die eine gute Qualität haben. Die Mitarbeiter sehen diese Bilder z.B. am Notebook. Manchmal haben diese ebenfalls große Monitore, da man sich so besser unterhalten kann. In so einer Sitzung werden meistens Pläne, Verbesserungsvorschläge und noch viele andere wichtige Themen zu der Firma besprochen. Die Mitglieder können während der gesamten Konferenz natürlich in einem bequemen Bürostuhl sitzen. Manche Mitarbeiter haben auch einen Zettel oder ein Notebook zur Hand, damit man wichtige Dinge mit notieren kann. So geraten diese Dinge nicht in die Vergessenheit. Die Videokonferenz ist eine sehr neue und bequeme Art, eine Sitzung in einer Firma zu führen. Natürlich sollten diese Gespräche anonym bleiben, damit kein anderer Mensch die neuen Pläne des Betriebes wissen kann. Dies ist nicht immer leicht, da sich manche Personen in einem Hotel befinden, wo auch andere Leute übernachten. Manchmal wird die gesamte Konferenz auch auf Video aufgenommen, damit man das Material später eventuell noch einmal ansehen kann. Dies ist praktisch, wenn man sich z.B. wichtige Details nicht gemerkt hat, oder die Ideen einfach nochmal anhören möchte.
Ausstattung kaufen
Wenn man eine oder auch mehrere Konferenzen durchführen möchte, muss man zuerst das nötige Equipment kaufen. Dieses bekommt man z.B. in einem Elektroladen. Auch im Internet kann man diese Sachen kaufen. Hier werden sie meistens etwas preiswerter als im Geschäft angeboten. Jedoch sollte man hier die Lieferzeit beachten.