Die technischen Revolutionen des ausgehenden 20. Jahrhunderts im Internet- und Mobilfunkbereich haben das Arbeitsleben durchgreifend reformiert. Die klassische Vorstellung von Büroarbeit ist zerbrochen und einem Ideal gewichen, in dem Vernetzung und Erreichbarkeit die wichtigsten Bausteine bilden.
Büroorganisation im 21. Jahrhundert
„Die arbeitsteilige Gesellschaft zielt darauf ab, Menschen aus ihrer Isolation voneinander zu trennen.“ Diese etwas hölzerne Definition beschreibt, worum es bei einer modernen Büroorganisation geht. Die Menschen müssen „tatsächlich miteinander“ am selben Projekt arbeiten können. Die technische Entwicklung hat dies möglich gemacht. Büros der heutigen Zeit sind deshalb auf gewisse elektronische Hilfsmittel angewiesen.
Groupware: Der Ausbruch aus der Isolation
Alle Computer von Mitarbeitern sollten untereinander vernetzt sein. Dies ist durch das Internet kein Problem mehr. Firmen sollten eigene Netzwerke haben, in denen bestimmte Daten allgemein verfügbar sind, während andere weiterhin nur auf dem eigenen Rechner abrufbar sind. Es sollte außerdem unbedingt eine Groupware-Software zur Verfügung stehen, die gar nicht teuer zu sein braucht. Dies ist ein „computer-basiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet“. Der Unterschied zu anderen Programmen, die gemeinsam genutzt werden können (wie zum Beispiel Datenbanken), ist der Umstand, dass die Arbeitsschritte der anderen Projektteilnehmer nachvollzogen werden können. Groupware ermöglicht koordiniertes gemeinsames Arbeiten am selben Projekt. Deshalb tragen diese Programme auch hin und wieder den Namen „kollaborative Software“.
Smartphones: Die mobilen Büros
Neben der Entwicklung der Groupware-Software haben insbesondere die Smartphones einen gewaltigen Einfluss auf Büroarbeit. Idealerweise sollte jeder Mitarbeiter über ein solch „kluges Telefon“ verfügen. Sie nehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben wahr: Smartphones garantieren telefonische Erreichbarkeit. Sie ermöglichen schnellen Informationszugang durch ihre Internetfunktion. Eben diese ermöglicht es auch, im begrenzten Maße überall von der Welt an der vernetzten Büroarbeit teilzunehmen. Smartphones erleichtern die Terminorganisation. Sie verfügen über Kalendar, die Warnungen zu programmierten Zeitpunkten versenden und auf diese Weise helfen, kein zentrales Datum zu vergessen. Ähnlich hilfreich ist die Notizfunktion. Wichtige Erinnerungen können im Handy notiert werden und ebenfalls mit Warnungen versehen werden. Ein gut programmiertes Smartphone ermöglicht es seinem Benutzer, sich auf die wesentlichen Dinge zu fokussieren.
Die heutige Büroorganisation lässt sich mit System von vor wenigen Jahren schon fast nicht mehr vergleichen. Das mobile Internet sorgt für ständige Erreichbarkeit und ist inzwischen für jedermann bezahlbar geworden. Verschiedene neue Geschäftskonzepte machen es für jedermann möglich, kleinere Aufgaben wie die Annahme von Anrufen zu outsourcen und dabei viel Zeit und Geld einzusparen.
Smartphones für die ständige Erreichbarkeit
Das Smartphone hat inzwischen einen Punkt erreicht, an dem nahezu jeder geschäftlich aktive Mensch ein solches Gerät besitzt. Es gehört zur Grundausstattung, denn dadurch ist man jederzeit und überall erreichbar – nicht nur telefonisch, sondern auch per E-Mail, SMS oder über ein Chatprogramm, sofern man dieses auf dem Handy installiert hat. Smartphones sind derart beschaffen, dass man zumindest schnell auf wichtige E-Mails antworten kann oder sie unterwegs liest und bei der Ankunft im Büro schon weiß, wie damit zu verfahren ist. Daneben stehen weiterhin die üblichen Funktionen des Handys zur Verfügung. Aktuelle Verträge für Smartphones sind einerseits vergleichsweise günstig geworden – noch vor einigen Jahren waren sie so teuer, dass selbst Geschäftsleute wenig Interesse an der Nutzung zeigten. Heute hingegen ist das mobile Internet als Flatrate meist inklusiv, man kann darüber hinaus in alle Netze telefonieren und kann selbst Flatrates für Gespräche von Smartphone zu Handy dazubuchen.
Telefonservice
Störende und dennoch wichtige Anrufe sind in der Geschäftswelt nahezu an der Tagesordnung. Die wichtigen Telefonate scheinen genau dann zu kommen, wenn man gerade mitten in der genauso bedeutsamen Arbeit steckt und das Telefon am liebsten einfach klingeln lassen würde. Die Kunden wollen natürlich trotz Arbeit bedient werden – mit der Möglichkeit des Telefonservice und Büroservice ist das möglich. Es handelt sich dabei um ein Unternehmen, das geschulte Callcenter-Agenten einstellt, die geschäftliche Anrufe für die Kunden anderer Unternehmen annehmen. Beim günstigen Telefonservice stellt sich der Callcenter-Agent als Person in der Funktion eines Sekretärs zu und nimmt Gesprächsnotizen auf. Diese werden unmittelbar per Mail an den Unternehmer weitergeleitet, für den der Anruf gedacht war. So kann man die Anfragen später bearbeiten, wenn man Zeit hat, oder gegebenenfalls zurückrufen.
Büroservice
Ein Bürodienstleister kann all diejenigen Aufgaben übernehmen, für die man selbst kaum Zeit hat. Dazu gehört beispielsweise die Buchhaltung, die man an einen Büroservice mit Steuerberatung outsourcen kann. Dieser bietet häufig auch die Stellung von Rechnungen sowie die Eintreibung von nicht bezahlten Posten an. Je nach Dienstleister kann man unterschiedliche Leistungen in Anspruch nehmen und sich auf diese Weise zeitaufwendige, bürokratische Aufgaben ersparen.
Fazit
Eine moderne Büroorganisation sollte durch technische Hilfsmittel die Mitarbeiter untereinander vernetzen, ihre Erreichbarkeit garantieren und sie in ihrer Arbeit aus der natürlichen Isolation befreien.