Selbstständige Unternehmer und Freiberufler sind darauf angewiesen, ständig zu kommunizieren und erreichbar zu sein. Die klassische Struktur sieht hierfür ein Büro mit mindestens einer Sekretärin vor, wenn der Selbstständige nicht allein alles entgegennehmen kann und will. Die Kalkulation der Kosten hierfür ist kompliziert, denn in den seltensten Fällen erfolgt eine optimale Auslastung der telefonischen Ansprechpartner. Hier bietet das Callcenter eine effektive und preiswerte Lösung.
Die kostengünstige Einrichtung des Telefonsekretariats
Die Angebote für ein outgesourctes Telefonsekretariat belaufen sich um die 40,- bis 50,- € für die einmalige Einrichtung und eine monatliche Grundgebühr von etwa 30,- € sowie 1,75/ min für den einfachsten Tarif. Für diesen Telefonservice geht jemand in den normalen Bürozeiten ans Telefon, wenn die Nummer der eigenen Firma gewählt wird und man den Anruf weitergeleitet hat. Feierabend-, Samstag, Sonntag oder 24h-/365-Tage-Service kosten natürlich mehr, hier ist zu entscheiden wie das eigene Geschäft funktioniert. Es gibt prinzipiell für jedes Geschäft eine Callcenter-Lösung. Die einfachste Rechnung lautet: Eine Sekretärin nimmt am Tag 20 Anrufe entgegen und erledigt einige Arbeiten nebenher, die ebenfalls preiswert ausgesourct werden könnten. Der Preis für die Anruftätigkeit beläuft sich auf ca 1/2 Gehalt + Bürokosten, also etwa 2000,- € monatlich. Der Preis für das Callcenter beläuft sich auf etwa 800,- € monatlich.
Was leistet das Callcenter noch
Prinzipiell ist alles möglich, was sonst inbound erledigt wurde, bis hin zu technischer Beratung von Kunden. Durch die moderne Informationstechnologie sind Callcentermitarbeiter imstande, zu jeder Thematik kompetent Stellung zu nehmen. Die Anrufumleitung wird durch den beauftragenden Unternehmer oder Freiberufler auf Knopfdruck an-und abgeschaltet. Die Callcenter-Agents melden sich im Namen des beauftragenden Unternehmens, leiten alle Nachrichten weiter und sind natürlich auch im Telefonmarketing tätig. Im Bereich des Marketings händigt der Unternehmer dem Callcenter den entsprechenden Gesprächsleitfaden aus, die CallcentermitarbeiterInnen werden regelmäßig geschult, um für jedwedes Produkt die passenden Worte zu finden. Darüber hinaus entsteht hierdurch große Flexibilität. Angestellte Mitarbeiter, selbst Honorarkräfte sind beileibe nicht so schnell auszutauschen, wenn man feststellt, dass sie bei einer Thematik nicht erfolgreich agieren, wie innerhalb eines Callcenters Aufträge an die geeignetsten Agents verteilt werden.
Die Personalisierung des Unternehmens im Callcenter
Das Callcenter reagiert durch professionelle Organisation und seine technischen Grundlagen wie ein persönliches Sekretariat. Über die interne Software werden mitarbeiterspezifische Informationen getrennt und personalisiert verwaltet. Für jeden Mitarbeiter können eigene e-mail-Adressen, Versandarten und Rufnummern hinterlegt werden.